Bestyrelsesmøde 25 marts 2024, Herstedøster Idræts Club
Deltagere: Søren Burchall (SB), Daniel Holsmose (DH), Stine Skov Jensen (SJ), Nils Vibe (NV), Anders Fabild (AF), Emil Schou Jensen (EJ) og John Bødker (JB)
Afbud: Tina Larsen (TL), Rasmus Thønning (RT), Morten Ulrik Kristensen (MU) og Jens ”Pist” Mortensen (JM)
Referant: John Bødker
Dagsorden
1. Planlægning af forårssæsonen herunder afklaring af træningstider
2. Opfølgning på kontingentopkrævningen herunder plan for opfølgning og i den sidste ende
spærring af spillere
3. Plan for klubhuset og caféen i forårssæsonen
4. Opsamling på planlægningen af afslutningsfesten
5. Drøftelse af mulige nye tiltag i 2024
6. Status fra afdelingerne
7. Bordet rundt
1).
SB) Nu er tiden ved at være der, hvor vi er 100% tilbage i Herstedøster. SB uddelte et udkast en træningsplan som blev gennemgået. Opstarten er dog afhængig af mørket, da vi snart går på
sommertid. Der vil stadigvæk være lidt kampe på hverdage, men at flytte kampe fra weekend til hverdag kan ikke lade sig gøre – Der er simpelthen ikke plads. Flere kampe vil blive spillet på bane
2 og i fabriksparken, da vi skal beskytte bane 1, men alle får kampe på bane 1 i løbet af sæsonen. Der er selvfølgelig en mulighed for at spille en hverdagskamp på Albertslund Stadion selvom
bestyrelsen ikke syntes det er en god løsning. Selve kamprogrammet i weekenderne er ikke faldet så heldigt ud for HIC, nogle weekender er der få kampe andre fyldes banerne i Herstedøster.
2).
SB) Kontingentet kører den 1 april og mange har registreret et betalingskort – Hvor mange der har registreret et betalingskort vil blive undersøgt til næste bestyrelsesmødemøde.
Bestyrelsen blev enige om at rykkerskrivelse vil blive sendt ud medio april – Hvis betalingen ikke falder der, vil man blive spærret den 1 maj og kan ikke deltage i aktiviteterne i HIC. AF ville dog
gerne have indflydelse på spærring på 1ste herresenior, da han altid har gjort det. Medlemsliste med manglende betaling skal sendes hurtigt ud til afdelingsansvarlige, så de kan
give besked til trænerne som derved har mulighed for at prikke til skyldnerne.
3).
Bestyrelsen blev enige om at alle skal betale for at låne klubhuset til private arrangementer. Grunden til dette tiltag er de ekstra omkostninger til forbrug af engangsservice m.m
JB udfærdiger en ”kontrakt” for lån af klubhus til samtlige arrangementer som vil beskrive hvad krav der stilles. F.eks SKAL øl og vand købes i klubhuset. Kontrakt sendes ud til bestyrelsen, så den kan gennemgåes.
Der må IKKE laves mad i klubhuset efter besøg af fødevarestyrelsen, dette skal overholdes – Mad kan bestilles via Benjies foodservice eller JB. Det er tilladt at lave mad på grillen. Der opsættes
regler i køkkenet.
JB kunne berette at der var afholdt et møde med Poppe og Liza Holsmose i forhold til indkøb og udsalgspriser. Bestyrelsen syntes ikke vi skal sænke priserne, som et oplæg fra mødet ellers ligger
op til, da vi i forvejen ligger i den lave ende i forhold til andre idrætsanlæg, men det er helt klart en beslutning som ligger hos cafeudvalget. Under alle omstændigheder skal cafeen ikke give så stort et underskud som i 2023
JB spurgte til adgang til cafeudsalget – Det vil blive indskærpet at det kun er trænere og holdledere der har adgang til salg i cafeen når denne ikke er bemandet af personale. EJ ville tage det op i
seniorudvalget og man forventer at samtlige med brik som benytter cafeen får betalt det man tager.
DH har lavet en ny aftale i forhold til vores tv-pakke og vi sparer en hel del, men kravet er at vi ikke ”reklamere” om et tv-arrangement i klubhuset.
Torsdagsmaden begynder den 18 april og retterne er aftalt med Benjies Foodservice. Mandagsmaden er pt stoppet da bestillingerne var under minimum. Holdene kan dog bestille til et
arrangement uden problem (minimum 50 kuverter).
Bordpladen til køkkenet er sat i værk – Der er kontakt til vores sponsor Invita i Næstved som vil levere denne.
Der blev spurgt til den elektroniske infotavle og SB kunne fortælle at skabet til en sådan koster en mindre formue. Skærmen bliver et almindeligt smart-tv og så vil man bede Tømrermester Magnus
lave en ramme med plexiglas når der er foretaget indkøb af skærm. Når sæsonen er slut pilles skærmen ned. SB blev bedt om at kontakte DBU sjælland og evt Taastrup FC for at få gode råd til
indkøb og brug af kluboffice til denne. Der blev kastet lidt navne op i luften som kunne håndtere infotavlen, da Pist ikke er dus med it – Dette vil der blive fulgt op på.
SB og AF har gang i leverandør til installation af fibernet og routere – dette koster i omegnen af 50.000 kr – udgiften skal Albertslund kommune betale, men forhandlingerne er endnu ikke færdige.
4).
SJ kunne fortælle at planlægningen af sommerfesten kører som det skal.
SB vil gerne vide hvor mange scenemoduler man forventer at skulle bruge.
Allan Jacobsen har lavet en fin plakat og startet en kampagne på SoMe. SB får printet og hængt
op ved klubhuset.
SJ spurgte til en anden form for betaling, da mobilpay belastede de fire som modtager betaling. Bestyrelsen vil se på andre muligheder for betaling, så betaling sker til samme konto – Derved kan
man blive kvit ved dobbelt bookninger.
DH ville gerne låne teltet og scene fredag den 28/6 til ungdomsafslutning.
5).
Kunstgræsset på minibanen skal udskiftes og koster 33.000 kr
Omkring HIC’s betaling til den nye klubbygning lykkedes det AF at få kommunen til at betale for skiltning på bygningen – Dette beløber sig til 35.000 kr som fratrækkes beløbet vi skal betale.
Vores måltavle har i flere tilfælde haft sit eget liv og den trænger i den grad til at blive udskiftet. SB har indhentet tilbud på en tavle der er lidt større, men har en bedre funktionalitet.
AF ville gerne have en endnu større tavle som f.eks kunne vise klublogo og bad SB kigge på en sådan. Prisen er ikke så høj for den tilbudte tavle – 30.000 kr incl moms
SB mener at vi bør have 100.000 kr til at finansiere ekstra ordinære ting om året.
6).
SJ) Kvindesenior har fået ny træner og det går sindssygt godt - Jeg tror ikke det kunne være gået bedre. Ham skal vi holde fast på i HIC.
Vi har lige været i Malaga med herresenior – en fantastisk tur. SB kunne fortælle at mange har lagt mærke til turen – Han havde lige været til netværksmøde i DBU og flere klubber havde set og læst
om turen og roste arrangementet i høje vendinger.
DH) Vi holder afslutning den 28/6 for de forskellige årgange. U16 årgangene skal vi lige have en dialog med om deres afslutning.
Vi er nu så mange hos vores u13 piger, som også består af u12, at årgangene bliver delt op til kamp, men stadigvæk træner sammen.
Kampagnen som var stillet mod u11-u13 drenge gav desværre ikke det udbytte som vi håbede. Men der er stadigvæk plads til drenge i den aldersgruppe.
EJ) 1-2 herresenior er nu en stor trup med to turneringshold og det fungerer godt.
Flere u19 spillere er ved at være så gamle at de skal i gang med seniorbold. På nuværende er der 3 spillere der træner med om onsdagen – de bliver måske 5 inden for kort tid. De tre har allerede
spillet på u21 holdet.
Et nyt seniorhold ser dagens lys i denne sæson – de er pt 13 spillere, men det forventes at flere træder til. Står de og mangler spillere skal vi nok hjælpe fra de andre hold.
8-mandsholdet har ikke nok spillere, her skal de snarest meddele om de kan fortsætte eller om vi skal framelde holdet til turneringen. I efteråret var holdet i en turnering hvor modstanderne ikke var
særlig sympatiske. Hvis holdet trækkes, kan spillerne spille på de øvrige hold.
7).
AF) Bane 1 har fået muld og der er lagt nyt rullegræs på de slidte steder. Vi håber at baneforholdene bliver bedre i år i forhold til sidste år som ikke var noget at råbe hurra for.
Der er nu lagt asfalt på p-pladsen og det er helt behageligt at køre på. SJ spurgte om der ville blive markeret p-pladser. SB kunne berette at det gør der ikke, da skov- og naturstyrelsen ikke tillader
dette. Der vil blive lavet en cykelparkering, som tager to p-pladser for bil. Kanterne vil blive udjævnet på en eller anden måde.
SB) Når man anvender vaskeriet, skal maskinerne være tømt inden man forlader klubben. Flere gange har man ladet tøjet ligge i vaskemaskinen eller tørretumbleren og så er det op til Niels
Clausen at ordne tøjet. Hvis man ikke overholder dette, kan man ikke anvende vaskeriet.
Så er der aftalt datoer for de næste møder
1 maj 18:30
5 juni 15:00